Kiedy w branży HR mówi się o nowelizacji przepisów migracyjnych i wygaszaniu specustawy ukraińskiej, większość dyskusji skupia się na trzech tematach: karach za spóźnione powiadomienia do urzędu pracy, elektronicznych podpisach w nowym systemie MOS 2 oraz masowej utracie statusu UKR przez osoby bez paszportów. To oczywiście kluczowe kwestie, ale prawda jest taka, że to zaledwie wierzchołek góry lodowej.
Jako praktycy z Legal HR, którzy na co dzień analizują przepisy i wdrażają je w firmach naszych klientów, widzimy, że w nowej ustawie kryją się przepisy znacznie mniej nagłośnione, a równie niebezpieczne dla stabilności zatrudnienia. Jeśli Twój dział kadr skupi się wyłącznie na podstawach, te „ukryte pułapki” mogą uderzyć w Twoją organizację w najmniej oczekiwanym momencie.
Przygotowaliśmy analizę unikalnych wyzwań, o których musisz wiedzieć. A jeśli chcesz kompleksowo zabezpieczyć swoją firmę, na końcu artykułu znajdziesz link do naszego, darmowego e-booka, który rozwieje Twoje wątpliwości związane z wygaszeniem specustawy.
Pułapka 1: Urlop, który zakończy się utratą pracownika (pułapka przekraczania granicy)
Zapewne wiesz już, że legalny pobyt obywateli Ukrainy (w tym ważność wiz krajowych, wiz Schengen, ruchu bezwizowego oraz dotychczasowych kart pobytu), których ważność upływała po 24 lutego 2022 roku, zostaje przedłużony z mocy prawa aż do 4 marca 2027 roku. Brzmi jak świetna wiadomość i powód do spokoju, prawda?
Wyobraź sobie jednak sytuację – Twój kluczowy pracownik produkcji, którego wiza została właśnie automatycznie przedłużona na mocy specustawy, prosi o urlop wypoczynkowy, aby pojechać na święta do rodziny w Ukrainie. Udzielasz mu urlopu, a on… już nigdy nie wraca do pracy. Dlaczego?
Ustawodawca wprowadził bardzo restrykcyjny zapis – wiza krajowa oraz karta pobytu w okresie przedłużenia ich ważności z mocy prawa nie uprawniają do przekraczania granicy. Oznacza to, że dokumenty te gwarantują legalny pobyt i możliwość podjęcia pracy wyłącznie pod warunkiem, że cudzoziemiec nie opuszcza terytorium Polski. Jeśli pracownik wyjedzie na Ukrainę, opierając się tylko na „przedłużonej wizie”, polska Straż Graniczna nie wpuści go z powrotem. Aby wrócić, będzie musiał ubiegać się o nową wizę w polskim konsulacie lub wykorzystać dni z ruchu bezwizowego (jeśli je posiada).
Wskazówka dla HR: Koniecznie poinformuj swoich pracowników z Ukrainy, że wyjazd na „przedłużonych dokumentach” to bilet w jedną stronę.
Pułapka 2: Bomba z opóźnionym zapłonem w kontraktach B2B (JDG)
Polskie firmy coraz częściej współpracują z obywatelami Ukrainy na podstawie umów B2B. Beneficjenci ochrony czasowej mają prawo zakładać i prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w Polsce na takich samych zasadach, jak obywatele polscy – rejestrując się w CEIDG.
Jednak ustawa wygaszająca specustawę bezlitośnie łączy legalność prowadzenia biznesu z legalnością pobytu. Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli pobyt przedsiębiorcy z Ukrainy na terytorium RP przestanie być legalny (np. utraci on ochronę czasową z powodu braku aktualizacji danych paszportowych do 31 sierpnia 2026 r.), zostanie on z urzędu i automatycznie wykreślony z ewidencji przedsiębiorców CEIDG.
Dla Twojej firmy oznacza to, że faktury wystawiane przez takiego współpracownika staną się z dnia na dzień nieważne, a ciągłość usług zostanie drastycznie przerwana. Dodatkowo warto pamiętać, że po 4 marca 2026 roku obywatele Ukrainy, którzy nie posiadają statusu UKR (nie są beneficjentami ochrony czasowej), w ogóle nie będą mogli założyć nowej działalności gospodarczej, chyba że spełnią ogólne, bardzo rygorystyczne warunki dla cudzoziemców z państw trzecich.
Pułapka 3: Nowe, rygorystyczne obowiązki RODO w teczkach pracowniczych
Większość działów HR skupia się na powiadomieniach do urzędu pracy, zapominając o podstawach, które Państwowa Inspekcja Pracy bada w pierwszej kolejności podczas audytu teczek. Znowelizowana ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom bardzo precyzyjnie definiuje zasady przechowywania dokumentów.
Pracodawca ma bezwzględny obowiązek zażądać od cudzoziemca (przed rozpoczęciem pracy) okazania ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w RP.
UWAGA! Ustawa nakłada również obowiązek wykonania kopii tych dokumentów i ich bezpiecznego przechowywania.
Największą zmianą jest doprecyzowanie okresu przetwarzania tych danych. Pracodawca musi przetwarzać dane osobowe z dokumentów pobytowych cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy, a także przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny (zatrudnienie) uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Musisz również zapewnić najwyższe standardy bezpieczeństwa chroniące te kopie przed zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem.
Jeśli w Twoich teczkach brakuje kopii paszportów i decyzji pobytowych byłych pracowników z ostatnich 2 lat, narażasz się na poważne kary podczas kontroli PIP i UODO.
Pobierz nasz darmowy e-book o wygaszeniu specustawy!
Praca w dziale HR z cudzoziemcami to niezwykle odpowiedzialne zadanie. Rozumiemy, że Twój główny cel to dbanie o ludzi, zapobieganie lukom kadrowym i rekrutacja, a nie bycie prawnikiem i analizowanie Dzienników Ustaw. Strach przed kontrolą PIP i ciągły stres związany ze śledzeniem wygasających dokumentów to bolączka, z którą boryka się niemal każdy HR-owiec.
Dlatego w Legal HR postawiliśmy na partnerstwo i przejrzystość. Zebraliśmy najważniejsze wytyczne, realne problemy oraz pułapki – zarówno te znane, jak i te skrzętnie ukryte w przepisach – i zamknęliśmy je w jednym kompendium wiedzy.
Stworzyliśmy darmowy e-book: „Wygaszenie specustawy w praktyce. Rzeczowy poradnik wraz z Q&A”. To nie jest zbiór suchych paragrafów, ale praktyczne narzędzie z konkretnymi rozwiązaniami i odpowiedziami na najtrudniejsze pytania, z którymi mierzą się na co dzień polskie działy kadr.
Wewnątrz znajdziesz konkretne rozwiązania i odpowiedzi na najtrudniejsze pytania, z którymi na co dzień mierzą się firmy zatrudniające cudzoziemców. m.in.:
- Powiadomienia do PUP po nowemu – pułapki i terminy, które mogą kosztować Cię 3000 zł.
- Karty CUKR, system MOS 2 i Urzędy Wojewódzkie. Dlaczego o legalizacji musisz pomyśleć już teraz?
- Utrata ochrony czasowej i audyt teczek. Dlaczego 1 września 2026 r. możesz z dnia na dzień stracić pracowników?
- Q&A – Pytania z życia działów HR i odpowiedzi ekspertów.
A jeśli masz dość Excela… Mamy dla Ciebie rozwiązanie!
Z doświadczenia wiemy, że wiele mniejszych i średnich firm nie potrzebuje wdrażania skomplikowanych systemów informatycznych czy zatrudniania sztabu prawników. To, czego potrzebują, to zaufany partner, który weźmie ten ogromny ciężar na swoje barki.
W Legal HR od ponad 15 lat z sukcesem legalizujemy zatrudnienie. Jeśli po lekturze naszego e-booka (lub tego artykułu) uznasz, że papierkowa robota i śledzenie terminów stają się przytłaczające, oferujemy dla Ciebie pełen outsourcing procesów legalizacyjnych. Bierzemy na siebie 100% odpowiedzialności za wysyłanie wniosków, pilnowanie powiadomień PUP i trudną komunikację z Urzędami Wojewódzkimi. Dodatkowo zdejmujemy z Twoich barków ryzyko błędów i kary finansowe.
Nie czekaj na pierwszą kontrolę – skontaktuj się z nami już dziś! Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
