Jakie konsekwencje grożą pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca w 2026 r.?

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w dniu aktualizacji. Nie jest poradą prawną. Legal HR jest firmą doradczo-procesową, a nie kancelarią prawną: w sprawie konkretnej kontroli lub postępowania skonsultuj się z prawnikiem.

Konsekwencje prawne pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca od 1 czerwca 2025 r. obejmują grzywnę od 3000 do 50 000 zł za każdego pracownika z osobna, zakaz wydania kolejnych zezwoleń na pracę oraz w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karną do 3 lat pozbawienia wolności. Ustawa z 20 marca 2025 r. podniosła górną granicę grzywny z 30 000 zł do 50 000 zł i zastąpiła dawny art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nowym art. 84. Poza grzywną nielegalne zatrudnienie cudzoziemca uruchamia sankcje podatkowe i składkowe: przychód w wysokości płacy minimalnej za każdy miesiąc, wyłączenie wynagrodzeń z kosztów i opłatę ZUS do 100% nieopłaconych składek.

Kiedy pracodawca odpowiada za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Pracodawca odpowiada za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca, gdy spełniona jest którakolwiek z 6 przesłanek z art. 2 pkt 2 ustawy z 20 marca 2025 r.: wystarczy jedna. Ustawa definiuje nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi jako powierzenie pracy osobie, która:

1.         nielegalnie przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

2.         ma podstawę pobytu, która nie uprawnia do wykonywania pracy,

3.         nie ma wymaganego zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy wpisanego do ewidencji oświadczeń,

4.         wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż w zezwoleniu na pracę lub w oświadczeniu, chyba że przepisy dopuszczają taką zmianę,

5.         wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż w zezwoleniu na pobyt czasowy uprawniającym do pracy, chyba że przepisy dopuszczają taką zmianę,

6.         nie ma z pracodawcą umowy zawartej w formie pisemnej.

Powierzenie pracy bez wymaganego zezwolenia lub oświadczenia

Najczęstsza forma nielegalnego powierzenia pracy to zatrudnienie cudzoziemca bez wymaganego zezwolenia na pracę lub bez oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń. Pracodawca musi mieć jeden z tych dokumentów, chyba że cudzoziemiec należy do ustawowej grupy zwolnionej z tego obowiązku, na przykład posiada Kartę Polaka, ukończył polską uczelnię albo korzysta z ochrony międzynarodowej. Pracodawca, który nie sprawdził tego przed pierwszym dniem pracy, odpowiada niezależnie od tego, czy cudzoziemiec wiedział o braku tytułu do pracy.

Praca na innych warunkach niż w zezwoleniu lub oświadczeniu

Pracodawca odpowiada za nielegalne zatrudnienie także wtedy, gdy dokument formalnie istnieje, ale rzeczywiste warunki pracy odbiegają od jego treści: inne stanowisko, inny wymiar czasu pracy albo niższe wynagrodzenie niż zapisane w zezwoleniu na pracę, w oświadczeniu lub w zezwoleniu na pobyt czasowy uprawniającym do pracy. Odpowiedzialność znika tylko wtedy, gdy przepisy wprost dopuszczają zmianę warunków albo gdy cudzoziemiec ma prawo do pracy na innej podstawie. 

W przypadku zatrudnienia na umowie zlecenie pracodawca powinien być szczególnie ostrożny przy szacowaniu liczby godzin pracy w miesiącu lub tygodniu, jaką wskazuje w zezwoleniu lub oświadczeniu. Jakiekolwiek odstępstwo – w górę lub w dół – od liczby godzin wskazanej w dokumencie jest traktowane przez organy kontrolne jako praca niezgodna z zezwoleniem lub oświadczeniem. 

Brak pisemnej umowy z cudzoziemcem

Brak umowy w formie pisemnej to samodzielna przesłanka nielegalnego powierzenia pracy, niezależna od posiadania zezwolenia lub oświadczenia. Pracodawca zawiera umowę na piśmie przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Jedyny wyjątek dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji (art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy). Pracodawca, który dopuścił cudzoziemca do pracy na podstawie ustnych ustaleń, narusza ustawę nawet wtedy, gdy pozostałe warunki zatrudnienia są w pełni legalne.

Wygaśnięcie zezwolenia lub karty pobytu w trakcie zatrudnienia

Gdy zezwolenie na pracę lub zezwolenie jednolite wygasa w trakcie zatrudnienia, a pracodawca dalej powierza cudzoziemcowi pracę, od następnego dnia robi to nielegalnie. Art. 21 ustawy z 20 marca 2025 r. wskazuje dwa wyjątki, w których praca pozostaje legalna do wydania nowego zezwolenia: pracodawca złożył jeszcze w okresie ważności obecnego zezwolenia wniosek o kolejne, na tych samych warunkach i stanowisku, albo cudzoziemiec złożył w terminie wniosek o zezwolenie jednolite w celu kontynuacji pracy (art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach). W obu przypadkach wniosek nie może mieć braków formalnych. Podobna zasada działa przy oświadczeniu o powierzeniu pracy (art. 71): jeśli pracodawca zatrudniał cudzoziemca na umowie o pracę co najmniej 3 miesiące i przed końcem pracy wskazanym w oświadczeniu złożył wniosek o zezwolenie na tym samym stanowisku, praca na warunkach nie gorszych jest legalna od tego dnia do wydania zezwolenia.

Ile wynoszą kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wynosi od 3000 do 50 000 zł i wymierza się ją za każdego pracownika z osobna: pracodawca, który nielegalnie zatrudnia 10 cudzoziemców, ryzykuje grzywnę co najmniej 30 000 zł. Podstawą jest art. 84 ustawy z 20 marca 2025 r., który od 1 czerwca 2025 r. zastąpił art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Górna granica grzywny wzrosła z 30 000 zł do 50 000 zł.

Kara podstawowa

Kara podstawowa mieści się w widełkach 3000 zł do 50 000 zł. Sąd wymierza ją w postępowaniu wykroczeniowym. Inspektor PIP lub funkcjonariusz Straży Granicznej może, bez udziału sądu, nałożyć mandat karny do kwoty 10 000 zł. Ustawa zastrzega minimum 3000 zł za jednego cudzoziemca (art. 84 ust. 13), więc przy kilku nielegalnie zatrudnionych osobach dolna granica rośnie proporcjonalnie do ich liczby.

Kara kwalifikowana

Kara kwalifikowana wynosi od 6000 do 50 000 zł za osobę. Grozi temu, kto doprowadził cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie w błąd, wyzyskanie jego błędu lub wykorzystanie zależności służbowej (art. 84 ust. 3). Taki sam próg obowiązuje przy żądaniu od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za uzyskanie zezwolenia (art. 84 ust. 4) oraz powierzenia pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia (art. 84 ust. 11 i 14).

Mandat inspektora PIP lub Straży Granicznej

W postępowaniu mandatowym, w sprawach o czyny określone w art. 84 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy i funkcjonariusz Straży Granicznej mogą ukarać pracodawcę mandatem do 10 000 zł, bez udziału sądu. Limit 10 000 zł dla wykroczeń z art. 84 obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Gdy pracodawca odmówi przyjęcia mandatu albo inspektor uzna, że sprawa wymaga surowszej kary, organ kieruje wniosek o ukaranie do sądu, który może orzec grzywnę w pełnych widełkach 3000 zł do 50 000 zł.

Zmiana z 8 lipca 2026 r. dotyczy mandatów PIP za inne wykroczenia np. nieprzestrzeganie przepisów BHP, nieprzestrzeganie norm pracy; limit wynosi do 5000 zł, a w przypadku recydywy do 10 000 zł. 

Od czego zależy wysokość grzywny

Na wysokość grzywny wpływa pięć czynników: liczba nielegalnie zatrudnionych cudzoziemców (minimum liczone za każdego z osobna), rodzaj naruszenia (kara podstawowa albo kwalifikowana), okoliczności obciążające (wprowadzenie w błąd, wykorzystanie zależności, żądanie korzyści majątkowej), powtórzenie naruszenia w ciągu 2 lat oraz ocena sądu. Wykroczenie przedawnia się co do zasady po upływie roku od jego popełnienia, a gdy w tym czasie wszczęto postępowanie, po upływie 2 lat od końca tego roku.

Kto płaci karę: firma, właściciel czy osoba od kadr

Grzywnę za wykroczenie wymierza się osobie fizycznej, która je popełniła: pracodawcy będącemu osobą fizyczną albo osobie działającej w imieniu pracodawcy, przede wszystkim członkowi zarządu. Odpowiedzialność Dyrektora Działu HR, kadrowej lub kierownika odpowiedzialnego za dany obszar jest możliwe w przypadku precyzyjnie udokumentowanego zakresu zadań i uprawnień decyzyjnych. Firma ponosi skutki ekonomiczne i prawne: traci możliwość uzyskania kolejnych zezwoleń, odpowiada za zaległe wynagrodzenia, składki i podatek, a w sprawach karnych może odpowiadać także jako podmiot zbiorowy.

Kary za spóźnione powiadomienia do urzędu

Pracodawca, który spóźni się z powiadomieniem urzędu, płaci grzywnę od 500 zł do 5000 zł, zależnie od rodzaju naruszenia. Pokazuje to tabela:

Terminy: 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy na podstawie oświadczenia lub powiadomienia, 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy przy oświadczeniu. Pełną tabelę terminów podaje artykuł „Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający cudzoziemców w 2026?“.

Obywatele Ukrainy po 5 marca 2026 r.

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy od 5 marca 2026 r. powiadamia powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia przez system praca.gov.pl i składa kolejne powiadomienie przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska, wymiaru czasu pracy albo przy obniżeniu wynagrodzenia. Za brak powiadomienia grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł (art. 84 ust. 6 w związku z art. 5a ustawy). Powiadomienia złożone prawidłowo przed 5 marca 2026 r. pozostają ważne. Beneficjenci ochrony czasowej (status UKR) zachowują prawo do pracy na podstawie powiadomienia do 4 marca 2028 r., a pozostali legalnie przebywający obywatele Ukrainy do 4 marca 2029 r. Szczegółowy plan działania opisuje artykuł „Wygaszenie specustawy ukraińskiej od 5 marca 2026 r.: praktyczny plan działania dla pracodawcy”.

Jakie dodatkowe sankcje mogą grozić pracodawcy?

Pracodawca ukarany za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może stracić możliwość uzyskania kolejnych zezwoleń na pracę, a w ciężkich przypadkach odpowiada karnie i solidarnie za wynagrodzenia oraz koszty wydalenia cudzoziemca. Każda z tych sankcji ma osobną podstawę prawną i nie występuje w każdej sprawie.

Zakaz wydania zezwoleń na pracę po ukaraniu

Wojewoda odmawia wydania zezwolenia na pracę pracodawcy w trzech grupach sytuacji (art. 13 ust. 1 ustawy z 20 marca 2025 r.). Pierwsza: pracodawca został prawomocnie ukarany za wykroczenie z art. 84 ust. 3 do 5, w ciągu 2 lat od ukarania za wykroczenie z art. 84 ust. 1 został ukarany ponownie, w przypadku prawomocnego skazania za przestępstwa za określone czyny wymienione w Kodeksie Karnym (np. złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika, niezawiadomienie o wypadku przy pracy, handel ludźmi). Druga: pracodawca nie dopełnia obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia lub zalega ze składkami ZUS lub podatkami. Trzecia: pracodawca w ciągu 24 miesięcy przed złożeniem wniosku udaremniał lub utrudniał kontrolę legalności zatrudnienia, w przypadku kierowania do pracy do innego podmiotu oraz jeśli z okoliczności sprawy wynika, że celem uzyskania zezwolenia jest pozorne powierzenie pracy.

Odpowiedzialność karna pracodawcy

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca staje się przestępstwem, a nie wykroczeniem, w przypadkach wymienionych w artykule 9 i 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. Skutki powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca powierza pracę jednocześnie wielu cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu pobytowego lub powierza pracę małoletniemu cudzoziemcowi bez takiego dokumentu, lub uporczywie powierza pracę cudzoziemcowi przebywającemu nielegalnie. Grozi wtedy grzywna albo kara ograniczenia wolności (art. 9). Kara pozbawienia wolności do 3 lat grozi temu, kto powierza pracę w warunkach szczególnego wykorzystania, uchybiających godności człowieka, albo cudzoziemcowi będącemu ofiarą handlu ludźmi (art. 10).

Zakaz dostępu do środków publicznych i przetargi

Sąd skazujący za te przestępstwa może orzec zakaz dostępu do środków publicznych, w tym unijnych, na okres od roku do 5 lat, albo zasądzić zwrot środków otrzymanych w ciągu 12 miesięcy przed wyrokiem (art. 12 ustawy z 15 czerwca 2012 r.). Dla firm z branży produkcyjnej i rolniczej oznacza to utratę dotacji i funduszy unijnych. Skazanie może też zamknąć firmie drogę do zamówień publicznych, bo Prawo zamówień publicznych w artykule 108 przewiduje wykluczenie wykonawcy prawomocnie skazanego za przestępstwa wymienione w art. 9  i 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r.

Solidarna odpowiedzialność za wynagrodzenie i koszty wydalenia

Pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu pobytowego odpowiada solidarnie z głównym wykonawcą i podwykonawcami za wypłatę zaległego wynagrodzenia oraz za koszty przesłania tych należności do kraju pochodzenia cudzoziemca (art. 4 do 7 ustawy z 15 czerwca 2012 r.). Przy umowie o pracę ustawa domniemywa istnienie stosunku pracy przez 3 miesiące, chyba że pracodawca lub cudzoziemiec wykażą inny okres. Przy umowach cywilnoprawnych domniemywa się, że za wykonanie powierzonej pracy uzgodniono wynagrodzenie w wysokości trzykrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do tego dochodzi obowiązek pokrycia kosztów wydania i wykonania decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, jeżeli decyzja ta została wydana w związku z wykonywaniem pracy bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia (art. 337 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r.). Jedno naruszenie kosztuje więc pracodawcę grzywnę, zaległe wynagrodzenie liczone od domniemanego okresu zatrudnienia i koszty wydalenia.

Co grozi samemu cudzoziemcowi

Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, płaci grzywnę nie niższą niż 1000 zł (art. 84 ust. 2). Straż Graniczna może go zatrzymać i wszcząć postępowanie o zobowiązanie do powrotu do kraju pochodzenia (art. 302 ust. 1 pkt 4 ustawy o cudzoziemcach). Decyzja o zobowiązaniu do powrotu zawiera zakaz ponownego wjazdu na terytorium Polski i państw strefy Schengen na czas wskazany w decyzji (od 6 miesięcy do nawet 10 lat w zależności od powodu).

Jakie są sankcje podatkowe i składkowe za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Sankcje podatkowe i składkowe za nielegalne zatrudnienie obejmują przypisanie pracodawcy przychodu w wysokości minimalnego wynagrodzenia za każdy miesiąc, wyłączenie wynagrodzeń z kosztów uzyskania przychodu oraz dodatkową opłatę ZUS do 100% nieopłaconych składek. Nie wynikają z przepisów o cudzoziemcach: opierają się na ogólnej definicji nielegalnego zatrudnienia z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz na art. 25b ustawy o PIT. Dotyczą więc także pracownika z Polski zatrudnionego bez umowy i bez zgłoszenia do ZUS.

Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe od wynagrodzenia z nielegalnego zatrudnienia oraz od nieujawnionej części wynagrodzenia w całości obciążają pracodawcę, a nie pracownika. Grzywna, podatek i opłata ZUS mają osobne podstawy prawne i kumulują się, więc firma może zapłacić wszystkie trzy za to samo naruszenie.

Kto kontroluje legalność zatrudnienia cudzoziemców i jak przebiega kontrola?

Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontrolują Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Obie instytucje mogą wejść do firmy bez zapowiedzi i nałożyć mandat do 10 000 zł lub skierować wniosek do sądu. W 2025 r. PIP przeprowadziła ponad 31 tysięcy kontroli legalności zatrudnienia, o 9% więcej niż rok wcześniej, i skontrolowała 168 tysięcy pracowników, o niemal 13% więcej. Nielegalne zatrudnienie stwierdziła wobec 13,6 tysiąca obywateli Polski oraz 5,7 tysiąca cudzoziemców, czyli odpowiednio o 6,8% i 19,4% mniej niż rok wcześniej. Wśród cudzoziemców najczęściej ujawniano brak zezwolenia na pracę (3996 przypadków) i pracę na innych warunkach niż w zezwoleniu (1157 przypadków), najwięcej w budownictwie, usługach administrowania i przetwórstwie przemysłowym. Dane: sprawozdanie PIP za 2025 r. https://www.pip.gov.pl/o-nas/sprawozdania/sprawozdanie-z-dzialalnosci-pip-za-2025

Uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Inspektor PIP ma prawo wejść na teren zakładu pracy bez uprzedzenia, po okazaniu legitymacji i upoważnienia, żąda dokumentów dotyczących legalności zatrudnienia i rozmawia z pracownikami (art. 24 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Kontrola kończy się protokołem, a przy naruszeniach inspektor wydaje polecenie usunięcia nieprawidłowości, nakłada mandat do 10 000 zł albo kieruje do sądu wniosek o ukaranie. Przy umowach cywilnoprawnych, które mają cechy stosunku pracy, Inspektor może wydać decyzję ustalającą istnienie stosunku pracy, ale dopiero gdy pracodawca nie wykona polecenia usunięcia naruszeń.

Uprawnienia Straży Granicznej

Straż Graniczna sprawdza jednocześnie legalność pobytu i legalność pracy cudzoziemca. Funkcjonariusz może zatrzymać cudzoziemca pracującego bez zezwolenia lub oświadczenia i wszcząć postępowanie o zobowiązanie do powrotu (art. 302 ust. 1 pkt 4 ustawy o cudzoziemcach). Wobec pracodawcy żąda kompletu dokumentów w terminie wskazanym w żądaniu.

Jakie dokumenty sprawdza kontrola

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemca obejmuje 8 grup dokumentów, które pracodawca powinien mieć gotowe w teczce każdego cudzoziemca:

1.         paszport cudzoziemca

2.         dokument uprawniający do pobytu na terytorium RP (kopia z okresu zatrudnienia),

3.         umowa w formie pisemnej z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca,

4.         oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji albo zezwolenie na pracę,

5.         powiadomienia o podjęciu lub niepodjęciu pracy, dowody wypełnienia obowiązków notyfikacyjnych wobec Wojewody oraz Urzędu Pracy

6.         ewidencja czasu pracy i listy obecności,

7.         listy płac, rachunki do umów zlecenie

8.         potwierdzenia zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń w ZUS.

Czas trwania wszystkich kontroli u jednego przedsiębiorcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców, 18 dla małych, 24 dla średnich i 48 dla pozostałych (art. 55 ustawy Prawo przedsiębiorców). Przedsiębiorca może w ciągu 3 dni roboczych od wszczęcia kontroli wnieść sprzeciw wobec czynności prowadzonych z naruszeniem przepisów. Utrudnianie kontroli w ciągu 24 miesięcy przed złożeniem wniosku skutkuje odmową kolejnego zezwolenia (art. 13 ust. 1 pkt 11).

Kontrola z donosu: kto może zgłosić nielegalne zatrudnienie

Nielegalne zatrudnienie może zgłosić każdy: cudzoziemiec, były pracownik, konkurent albo klient. Zgłoszenie do PIP lub Straży Granicznej może wszcząć kontrolę bez zapowiedzi, więc pracodawca nie ma czasu na przygotowanie dokumentów po fakcie. Dlatego teczka każdego cudzoziemca powinna być kompletna na bieżąco, a nie dopiero po odebraniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Co zrobić, gdy kontrola wykryje nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Po wykryciu nielegalnego zatrudnienia pracodawca powinien w pierwszej kolejności zakończyć nielegalną pracę, zabezpieczyć dokumentację i dopiero potem zdecydować o przyjęciu mandatu. Pracodawca może wtedy zrobić siedem kroków:

1.         Odsunąć cudzoziemca od pracy do czasu uregulowania tytułu do pracy lub pobytu, bo każdy kolejny dzień pracy to kolejne naruszenie.

2.         Przeczytać protokół kontroli i zgłosić do niego zastrzeżenia w wyznaczonym terminie, jeśli ustalenia są niezgodne ze stanem faktycznym.

3.         Wykonać polecenie usunięcia naruszeń w terminie podanym przez inspektora.

4.         Zdecydować, czy przyjąć mandat do 10 000 zł: odmowa skutkuje skierowaniem sprawy do sądu

5.         Sprawdzić zgłoszenia do ZUS i rozliczenia podatkowe cudzoziemca, żeby ograniczyć skutki składkowe i podatkowe.

6.         Sprawdzić pozostałe teczki cudzoziemców w firmie pod kątem tego samego błędu.

7.         Ustalić, kto odpowiada za naruszenie, bo grzywnę wymierza się konkretnej osobie.

Legal HR pomaga w takiej sytuacji uporządkować dokumentację, zweryfikować pozostałe teczki i przygotować odpowiedź na wezwania, a w sprawach wymagających reprezentacji przed sądem współpracuje z prawnikami.

Jakie są obowiązki pracodawcy przed zatrudnieniem cudzoziemca?

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca spoza UE lub EOG żąda ważnego dokumentu pobytowego przed rozpoczęciem pracy, przechowuje jego kopię i zgłasza pracownika do ZUS. Obowiązki te wynikają z art. 4 ustawy z 20 marca 2025 r. Nie dotyczą obywateli Unii Europejskiej, EOG ani Szwajcarii, którzy mają swobodny dostęp do polskiego rynku pracy.

Żądanie i przechowywanie dokumentów pobytowych

Pracodawca żąda okazania oryginału ważnego dokumentu pobytowego przed dopuszczeniem do pracy i może żądać go przez cały okres zatrudnienia. Kopię przechowuje przez cały okres zatrudnienia i 2 lata liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny stanowiący podstawę zatrudnienia rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji. Przechowywanie kopii dokumentu pobytowego jest jednym z warunków ochrony z art. 85.

Forma pisemna umowy i obowiązek tłumaczenia

Pracodawca zawiera umowę na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, pracodawca przedstawia mu przed podpisaniem treść umowy w wersji zrozumiałej. Brak pisemnej formy jest samodzielną przesłanką nielegalnego powierzenia pracy z art. 2 pkt 2 lit. f, a brak zrozumiałej treści umowy zagrożony jest grzywną od 1000 zł do 3000 zł.

Zgłoszenie do ZUS w terminie

Pracodawca zgłasza cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Terminowe zgłoszenie do ZUS jest drugim z dwóch warunków ochrony z art. 85 ustawy z 20 marca 2025 r.

Kiedy pracodawca nie odpowiada za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Pracodawca nie odpowiada za wykroczenie polegające na powierzeniu pracy cudzoziemcowi bez ważnego dokumentu pobytowego, jeśli przed rozpoczęciem pracy zweryfikował dokument pobytowy, przechowuje jego kopię i zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych. Reguluje to art. 85 ustawy z 20 marca 2025 r. Przepis wyłącza karalność za wykroczenie z art. 84 ust. 1 w zakresie powierzenia pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu. Nie zwalnia więc z odpowiedzialności za brak zezwolenia na pracę ani za pracę na innych warunkach niż w zezwoleniu.

Art. 85 nie chroni pracodawcy, który wiedział, że dokument pobytowy cudzoziemca jest sfałszowany. Pracodawca, który sprawdził dokument, zrobił jego kopię i terminowo zgłosił pracownika do ZUS, jest chroniony także wtedy, gdy fałszerstwa nie dało się wykryć zwykłymi środkami.

Z praktyki Legal HR: u klientów obsługiwanych przez firmę przeprowadzono 10 kontroli PIP i Straży Granicznej i żadna nie skończyła się karą, bo w każdej teczce cudzoziemca była kopia dokumentu pobytowego, pisemna umowa z tłumaczeniem i potwierdzenie zgłoszenia do ZUS. W jednym z audytów przed kontrolą Legal HR stwierdził braki w 90% akt i przygotował około 100 powiadomień naprawczych. Pracodawca, który chce mieć pewność, że spełnia warunki art. 85 dla całej kadry cudzoziemskiej, może zlecić audyt legalności zatrudnienia, który sprawdza dokumenty pobytowe, zgodność warunków pracy z zezwoleniami i terminowość zgłoszeń, zanim zrobi to kontrola. Przebieg audytu opisuje artykuł „Na czym polega audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców”.

FAQ: najczęstsze pytania pracodawców

Czy kara grzywny dotyczy każdego pracownika z osobna, czy całej grupy? Kara dotyczy każdego pracownika z osobna, z minimum 3000 zł na osobę (art. 84 ust. 13 ustawy). Pracodawca, który nielegalnie zatrudnia 5 cudzoziemców, ryzykuje grzywnę co najmniej 15 000 zł, a nie jedną wspólną karę dla firmy. 

Jakie dokumenty muszę sprawdzić przed zatrudnieniem cudzoziemca? Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić ważny dokument pobytowy i zrobić jego kopię, upewnić się, że cudzoziemiec ma zezwolenie na pracę lub oświadczenie wpisane do ewidencji, oraz przygotować pisemną umowę z tłumaczeniem na język dla niego zrozumiały.

Czy inspekcja pracy może kontrolować bez uprzedzenia? Tak. Inspektor PIP może przeprowadzić kontrolę bez zapowiedzi, a stwierdzone naruszenia mogą skończyć się mandatem do 10 000 zł bez postępowania sądowego.

Kiedy nielegalne zatrudnienie staje się przestępstwem, a nie wykroczeniem? Gdy pracodawca w związku z działalnością gospodarczą uporczywie powierza pracę cudzoziemcowi przebywającemu nielegalnie, powierza ją wielu takim cudzoziemcom jednocześnie, zatrudnia małoletniego bez dokumentu pobytowego albo działa w warunkach szczególnego wykorzystania. W najcięższych przypadkach grozi kara pozbawienia wolności do 3 lat (art. 9 i 10 ustawy z 15 czerwca 2012 r.).

Czy pracodawca odpowiada, jeśli cudzoziemiec przedstawił fałszywy dokument pobytowy? Nie, jeśli sprawdził dokument, zrobił jego kopię, zgłosił cudzoziemca do ZUS i nie wiedział o fałszerstwie (art. 85 ustawy z 20 marca 2025 r.). Ochrona dotyczy jednak tylko zarzutu powierzenia pracy cudzoziemcowi bez ważnego dokumentu pobytowego.

Ile wynosi kara przy zatrudnieniu kilku cudzoziemców nielegalnie? Minimum to 3000 zł razy liczba osób: przy 10 cudzoziemcach co najmniej 30 000 zł. Górna granica dla każdej osoby z osobna sięga 50 000 zł.

Czy pracownicy z Ukrainy podlegają tym samym zasadom co inni cudzoziemcy? W przypadku braku powiadomienia Powiatowego Urzędu Pracy, wysłanego w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy, pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 do 3000 zł. Brak powiadomienia nie jest traktowane jako nielegalne zatrudnienie. W przypadku powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia, zasady odpowiedzialności i widełki grzywien są takie same. 

Jakie dodatkowe sankcje grożą poza grzywną? Przypisanie przychodu w wysokości minimalnego wynagrodzenia za każdy miesiąc, wyłączenie wynagrodzenia z kosztów, opłata ZUS do 100% nieopłaconych składek, zakaz kolejnych zezwoleń, a przy skazaniu za przestępstwo zakaz dostępu do środków publicznych i unijnych na okres od roku do 5 lat.

Czy agencja pracy tymczasowej odpowiada zamiast pracodawcy użytkownika? Agencja odpowiada za prawidłowość skierowania cudzoziemca i dokumentów z tym związanych, a pracodawca użytkownik za warunki faktycznie wykonywanej pracy. Powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia grozi grzywną nie niższą niż 6000 zł za osobę (art. 84 ust. 11), a kierowanie cudzoziemca do innego podmiotu bez umowy o pracę tymczasową grzywną nie niższą niż 3000 zł (art. 84 ust. 12).

Co grozi samemu cudzoziemcowi za nielegalną pracę? Grzywna nie niższa niż 1000 zł, decyzja o zobowiązaniu do powrotu i zakaz ponownego wjazdu na czas wskazany w decyzji (art. 84 ust. 2 ustawy, art. 302 ustawy o cudzoziemcach).

Jak przeprowadzić audyt legalności zatrudnienia, zanim dojdzie do kontroli? Audyt obejmuje przegląd dokumentów pobytowych i kopii, zgodność warunków pracy z zezwoleniami i oświadczeniami, terminowość zgłoszeń do ZUS i urzędów oraz kompletność umów z tłumaczeniami. Legal HR przeprowadza taki audyt dla całej kadry cudzoziemskiej firmy przed kontrolą PIP lub Straży Granicznej, a nie w jej trakcie.

Podstawy prawne i źródła

•           Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621).

•           Ustawa z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2025.1567 t.j. z dnia 2025.11.17)

•           Ustawa z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U.2025.1079 t.j. z dnia 2025.08.07)

•           Ustawa z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2025.1480 t.j. z dnia 2025.10.28)

•           Ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U.2024.1712 t.j. z dnia 2024.11.22)

•           Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2026.592 t.j. z dnia 2026.04.30)

•           Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U.2025.620 z dnia 2025.05.12)

•           Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2026.793 t.j. z dnia 2026.06.16)

•           Sprawozdanie Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 r. (https://www.pip.gov.pl/o-nas/sprawozdania/sprawozdanie-z-dzialalnosci-pip-za-2025)