W obliczu rosnącej liczby pracowników z zagranicy na polskim rynku pracy, kontrole Straży Granicznej stają się coraz częstszym elementem rzeczywistości przedsiębiorców. Jako eksperci w dziedzinie legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, który pomoże Państwu zrozumieć przebieg kontroli i skutecznie się do niej przygotować.

Podstawy prawne kontroli Straży Granicznej

Uprawnienia kontrolne Straży Granicznej wynikają z art. 10d ustawy o Straży Granicznej. Funkcjonariusze SG są uprawnieni do przeprowadzania kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców oraz powierzania im pracy. Kontrola może być prowadzona zarówno w siedzibie kontrolowanego, jak i w miejscach wykonywania pracy.

Jak przebiega kontrola zatrudnienia cudzoziemców?

ETAP 1: Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli

Kontrola rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Zgodnie z przepisami, kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Na wniosek podmiotu kontrolowanego kontrola może rozpocząć się wcześniej.

ETAP 2: Rozpoczęcie kontroli

W dniu kontroli funkcjonariusze okazują legitymacje służbowe oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Następnie przedstawiają zakres kontroli, okres objęty kontrolą oraz wykaz dokumentów, które należy przygotować.

ETAP 3: Gromadzenie dokumentacji

Podmiot kontrolowany ma 7 dni na przedstawienie wymaganej dokumentacji. Kluczowe dokumenty to:

• Dokumenty pobytowe cudzoziemców
• Umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne
• Zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy
• Dokumentacja zgłoszeń do ZUS
• Ewidencja czasu pracy, listy obecności
• Rachunki lub listy płac
• Potwierdzenia spełnienia obowiązków informacyjnych wobec Wojewody oraz Urzędu Pracy

ETAP 4: Czynności kontrolne

Funkcjonariusze mają prawo do:

• Swobodnego poruszania się po terenie firmy
• Przeprowadzania oględzin miejsc pracy
• Żądania wyjaśnień od pracowników
• Wglądu do dokumentów i sporządzania ich kopii

Najczęstsze nieprawidłowości i konsekwencje

Podczas kontroli Straż Graniczna szczególną uwagę zwraca na:

• Zgodność warunków zatrudnienia z dokumentami legalizacyjnymi
• Terminowość powiadomień o podjęciu/niepodjęciu pracy
• Aktualność dokumentów pobytowych
• Prawidłowość zgłoszeń do ZUS

Zgodnie z art. 225 § 2 Kodeksu karnego, utrudnianie lub udaremnianie kontroli podlega odpowiedzialności karnej. Warto pamiętać, że współpraca z kontrolującymi i transparentność działań leżą w interesie kontrolowanego podmiotu.

Jak przygotować się do kontroli?

Działania prewencyjne

• Prowadź regularny audyt dokumentacji cudzoziemców
• Digitalizuj i systematyzuj dokumenty
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za kontakty z organami kontrolnymi
• Przeszkol pracowników w zakresie procedur kontrolnych

W trakcie kontroli

• Współpracuj z kontrolującymi
• Zapewnij dostęp do wymaganej dokumentacji
• Udzielaj wyczerpujących wyjaśnień
• Dokumentuj przebieg kontroli

Wsparcie eksperckie podczas kontroli

Profesjonalne wsparcie prawne podczas kontroli może znacząco zmniejszyć stres związany z tym procesem i zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji. Warto rozważyć:

• Przeprowadzenie audytu prewencyjnego
• Skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika
• Konsultacje prawne w zakresie przygotowania dokumentacji

Podsumowanie

Kontrola Straży Granicznej nie musi być stresującym doświadczeniem, jeśli jesteśmy do niej odpowiednio przygotowani. Kluczem do sukcesu jest:

• Systematyczne prowadzenie dokumentacji
• Regularne audyty wewnętrzne
• Współpraca z kontrolującymi

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do kontroli Straży Granicznej?
Nasi eksperci pomogą przeprowadzić audyt dokumentacji
i zadbać o bezpieczeństwo prawne Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami, aby umówić bezpłatną konsultację.
Zadzwoń pod numer +48 539 319 400 lub wyślij e-mail na adres kontakt@legalhr.pl

Magdalena Juszczyk

Work & Immigration Senior Specialist