Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców 2026: kompletny przewodnik dla pracodawcy

Rok 2026 zamknął rozdział dokumentów papierowych w legalizacji cudzoziemców. W dniu 1 czerwca 2025 roku weszła w życie ustawa z dnia 20 marca 2025 roku, o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która zniosła test rynku pracy i wprowadziła pełną elektronizację postępowań w sprawach legalizacji pracy cudzoziemców. Podobnie w legalizacji pobytu nastąpiła elektronizacja postępowań – od 27 kwietnia 2026 roku wnioski o zezwolenia pobytowe cudzoziemców składane mogą być wyłącznie przez system MOS. Nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 roku, o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP zachowuje termin 7 dni w przypadku większości obowiązków informacyjnych wobec urzędów – powiadomienia o podjęciu i niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Wzrosły też kary za każdy przypadek nielegalnego zatrudnienia, pracodawca ryzykuje karą od 3 000 do 50 000 zł.

Poniższy przewodnik opisuje procedury, terminy i dokumenty obowiązujące w 2026 roku z perspektywy operacyjnej: krok po kroku. Przeczytaj poniższy artykuł, aby dowiedzieć się więcej i być na bieżąco z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców w 2026 roku.

Co zmieniła nowa ustawa od 1 czerwca 2025 roku?

Od 1 czerwca 2025 roku, wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w Polsce wprowadzono pełną cyfryzację postępowań w sprawach legalizacji pracy cudzoziemców oraz uszczelnienie systemu. Z założenia pracodawcy mają przechodzić o wiele szybciej całą ścieżkę biurokratyczną (brak testu rynku pracy, wszystko załatwiane jest przez Internet), a Państwo zyskało narzędzia do wyłapywania przypadków nielegalnego zatrudnienia. 

Likwidacja testu rynku pracy, co to oznacza w praktyce?

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców nie wymaga już od pracodawcy przechodzenia przez test rynku pracy, czyli wcześniejszego sprawdzania u starosty, czy na dane stanowisko nie ma chętnego bezrobotnego zarejestrowanego w urzędzie pracy. Zniesienie tego obowiązku jest jednym z głównych powodów, dla których cała procedura ma być szybsza niż przed 1 czerwca 2025 roku.

Ustawa z 20 marca 2025 roku wprowadziła jednak mechanizm zastępczy: urząd odmówi wydania zezwolenia na pracę, jeśli w dniu złożenia wniosku zawód, w którym cudzoziemiec ma wykonywać pracę, znajduje się na liście zawodów określonej przez starostę i zatwierdzonej przez wojewodę. Rejestr ma być prowadzony przez ministra właściwego do spraw pracy z podziałem na powiaty i województwa oraz publikowany w BIP i w systemie praca.gov.pl. Na razie taki wykaz jeszcze nie powstał, ale z założenia ma on chronić polskich pracowników przed skutkami zniesienia testu rynku pracy.

Elektronizacja wniosków – tylko praca.gov.pl i MOS

Odchodzimy od papierowych dokumentów: wnioski w sprawach legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, czyli oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz zezwolenia, przesyłane są tylko za pomocą systemu praca.gov.pl. Każdy wniosek papierowy urząd pozostawi bez rozpoznania. Od 27 kwietnia 2026 roku analogiczna zasada obowiązuje przy wnioskach pobytowych, które można składać wyłącznie przez system MOS (Moduł Obsługi Spraw) — więcej o tym w dalszej części przewodnika. 

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca w 2026 roku

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców nakłada na pracodawcę obowiązki przed pierwszym dniem pracy i po jego rozpoczęciu: weryfikację legalności pobytu, zawarcie pisemnej umowy jeszcze przed dopuszczeniem do pracy oraz powiadomienie odpowiedniego urzędu w ustawowym terminie. Kluczowe jest rozróżnienie dwóch odrębnych warunków legalnego zatrudnienia: legalnego pobytu i legalnej podstawy do pracy — spełnienie tylko jednego z nich nie wystarczy.

Weryfikacja dokumentów przed zatrudnieniem

Pracodawca ma obowiązek żądać od cudzoziemca ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP przed jego zatrudnieniem. Ważne jest, aby miał on możliwość wglądu i weryfikacji oryginalnych dokumentów pobytowych cudzoziemca. Kopie tych dokumentów powinien przetrzymywać przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie wygasło lub zostało rozwiązane. Dodatkowo, ustawa uprawnia pracodawcę do żądania od cudzoziemca dokumentu uprawniającego go do pobytu przez cały okres zatrudnienia, nie tylko na starcie.

Obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej

Jeśli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, pracodawca ma obowiązek przedstawić mu na piśmie treść umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca przed jej podpisaniem. Umowy sporządzone w języku obcym muszą być przechowywane wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Za niedopełnienie tego obowiązku, pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 3000 zł. Rekomendujemy zastosowanie formatu dwukolumnowego umowy lub format tłumaczenia wiersz do wiersza. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować cudzoziemca, w zrozumiałym dla niego języku, o przysługującym mu prawie do zrzeszania się w związkach zawodowych.

Powiadomienia (7/14 dni)

Nowa ustawa nakłada na pracodawcę nowe obowiązki informacyjne wobec urzędu, który wydał dokument na pracę. W przypadku zatrudnienia na podstawie oświadczenia zarejestrowanego przez Powiatowy Urząd Pracy firma ma obowiązek: przesłania umowy zawartej z cudzoziemcem przed rozpoczęciem pracy, zgłoszenia podjęcia pracy w terminie 7 dni, zgłoszenia niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od daty początkowej oświadczenia (w sytuacji, gdy do zatrudnienia dojdzie w późniejszym terminie) oraz zgłoszenia zakończenia pracy i zawiadomienia o tym, że cudzoziemiec pracy na oświadczeniu nie podejmie – bez zbędnej zwłoki (te 2 ostatnie typy zgłoszenia unieważniają wpis oświadczenia). 

W przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia wydanego przez Wojewodę pracodawca ma obowiązek: przesłania umowy przed rozpoczęciem pracy, powiadomienia, jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy od daty początkowej zezwolenia, zawiadomienia w terminie 7 dni o zakończeniu pracy oraz o przerwie w pracy przekraczającej 2 miesiące. 

Powiadomień tych dokonuje się wyłącznie przez system praca.gov.pl.

Zakaz outsourcingu pracowniczego cudzoziemców

Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku usankcjonowała również zakaz tzw. outsourcingu pracowniczego, czyli sytuację, w której podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej kieruje cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz innej firmy. Urząd bierze pod uwagę takie okoliczności już na etapie rozpatrywania wniosku o zezwolenie i może odmówić jego wydania, jeśli podejrzewa outsourcing pracowniczy. Dodatkowo ustawa przewiduje w takich przypadkach poważne konsekwencje finansowe — surowe sankcje grożą przy skierowaniu cudzoziemca do pracy w innej firmie przez podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia.

Oświadczenie o powierzeniu pracy – kiedy i jak?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to uproszczona ścieżka legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, dostępna dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy.  Z dniem 1 grudnia 2025 roku z grupy uprawnionych krajów została zlikwidowana Gruzja – aby zatrudnić obywatela Gruzji, pracodawca musi wystąpić o tradycyjne zezwolenie na pracę u wojewody, nie może już skorzystać z oświadczenia.

Procedura złożenia oświadczenia przez praca.gov.pl

Wniosek o wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń można składać wyłącznie poprzez portal praca.gov.pl, złożony w inny sposób zostanie pozostawiony bez rozpoznania. Do złożenia wniosku konieczny jest podpis elektroniczny. Wszystkie wymagane do wniosku dokumenty muszą mieć formę elektroniczną, nie są akceptowane dokumenty w formie papierowej, ani przesłane inną drogą niż poprzez system praca.gov.pl. Złożenie takiego wniosku podlega opłacie w wysokości 400 zł, a dokument rejestrowany jest na maksymalny okres 24 miesięcy.

Powiatowy Urząd Pracy odmówi dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli m.in: firma posiada dług w ZUS i/lub w Urzędzie Skarbowym; wysokość wynagrodzenia cudzoziemca będzie niższa niż wysokość wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub niższa niż minimalne wynagrodzenie na pracę; osoba fizyczna albo osoba działająca w imieniu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi była karana za wykroczenia wymienione w ustawie; podmiot nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi; podmiot został ustanowiony lub działa w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku zatrudnienia na podstawie zarejestrowanego oświadczenia pracodawca powinien pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec PUP: przesłaniu umowy, zgłoszeniu podjęcia pracy w terminie 7 dni, zgłoszeniu niepodjęcia pracy w terminie 14 dni oraz zgłoszeniu zakończenia pracy. Brak lub nieterminowe powiadomienia to najczęściej wykrywane błędy w trakcie kontroli PIP lub Straży Granicznej.

Jeżeli firma chciałaby zatrudnić cudzoziemca z innego kraju niż  Armenia, Białoruś, Mołdawia i Ukraina, pracodawca powinien wnioskować o wydanie zezwolenia wojewódzkiego.

Rodzaje zezwoleń na pracę w 2026 roku

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców obejmuje 4 typy zezwoleń wydawanych przez wojewodę lub starostę, w zależności od charakteru zatrudnienia.

Poniższa tabela omawia 4 typy zezwoleń na pracę.

Co się stało z nazewnictwem typ A, B, C, D, E, S? Oznaczenia literowe (typ A, B, C, D, E, S) pochodzą jeszcze z poprzedniego stanu prawnego, sprzed wejścia w życie ustawy z 20 marca 2025 roku. Pracodawcy, którzy szukają informacji o zezwoleniach pod starym nazewnictwem „typ C”, „typ D” czy „typ E”, w 2026 roku powinni szukać odpowiedzi w jednej procedurze zezwolenia na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny.

Fast track – dla których wniosków 

Niektóre kategorie wniosków objęte są przyśpieszoną procedurą. Uprzywilejowane są wnioski: przedsiębiorców z wykazu przedsiębiorców wykonujących na terytorium RP działalność gospodarczą o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej; o wydanie kolejnego zezwolenia dla tego samego podmiotu i tego samego cudzoziemca, na warunkach nie gorszych niż w poprzednim zezwoleniu; oraz wnioski dotyczące zawodów, w których występują niedobory kadrowe (na ten moment taki wykaz nie istnieje).

Nowe przesłanki odmowy – kiedy urząd odrzuci wniosek?

Urząd odmówi wydania zezwolenia na pracę między innymi, jeśli: firma posiada dług w ZUS i/lub Urzędzie Skarbowym; osoba działająca w imieniu podmiotu była karana za wykroczenia wymienione w ustawie; podmiot nie posiada środków finansowych niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy; podmiot został ustanowiony w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP; z okoliczności sprawy wynika podejrzenie outsourcingu pracowniczego; lub w okresie 24 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku podmiot udaremniał lub utrudniał kontrolę legalności zatrudnienia.

W przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia pracodawca powinien pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec wojewody: przesłaniu umowy przed rozpoczęciem pracy, zawiadomieniu o niepodjęciu pracy w ciągu 2 miesięcy od daty początkowej zezwolenia, zawiadomieniu o zakończeniu pracy oraz o przerwie w pracy przekraczającej 2 miesiące. Tak jak w przypadku oświadczeń, brak lub nieterminowe powiadomienia to najczęściej wykrywane błędy w trakcie kontroli PIP lub Straży Granicznej.

Obywatele Ukrainy 2026 – zatrudnienie po wygaszeniu specustawy

5 marca 2026 roku weszła w życie ustawa z dnia 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Kluczowe przepisy specustawy przeniesiono do ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polski. W związku z decyzją wykonawczą Rady (UE) 2026/1912 z dnia 30 lipca 2026 r. okres trwania ochrony czasowej dla wysiedleńców z terytorium Ukrainy został przedłużony na okres 1 roku, tj. z 4 marca 2027 roku do 4 marca 2028 roku.  Tym samym, osoby ze statusem UKR mogą pracować na podstawie powiadomienia do 4 marca 2028 roku, a pozostali legalnie przebywający obywatele Ukrainy do 4 marca 2029 roku (3-letni okres przejściowy).

Powiadomienie PUP dla Ukraińców, procedura i termin

Powiadomienie o powierzeniu pracy wciąż obowiązuje, jego mechanizm przeniesiono do ustawy z dnia 20 marca 2025 o warunkach o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polski. Pracodawca składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Ponowne powiadomienie trzeba wysłać także przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska, wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia na niższe – również w terminie 7 dni. Za brak zgłoszenia grozi grzywna od 1000 do 3000 zł.

Status ochrony czasowej po 5 marca 2026 roku

Ochrona czasowa obywatela Ukrainy nie wygasa automatycznie – kończy się dopiero po spełnieniu jednej z 7 ustawowych przesłanek, m.in. wyjazdu z Polski na ponad 30 dni. Dla beneficjentów statusu UKR prawo do pobytu i pracy na tej podstawie obowiązuje do 4 marca 2028 roku.

Weryfikacja PESEL UKR

Zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL ze statusem UKR przestało być automatycznym potwierdzeniem prawa do pracy. Jedyną podstawą jest ważność Dokumentu ochrony czasowej, dostępny w aplikacji mObywatel (poprzednio: Diia.pl). Do 31 sierpnia 2026 roku osoby, które uzyskały status UKR na podstawie samego oświadczenia o tożsamości, miały obowiązek osobiście stawić się w urzędzie gminy z paszportem, inaczej traciły status z dniem 1 września 2026 roku. Jeżeli numer PESEL został nadany na podstawie Karty Polaka, innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości lub dokumentu potwierdzającego urodzenie lub nieważnego dokumentu podróży lub dokument podróży utracił ważność, cudzoziemiec jest obowiązany do potwierdzenia swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży w terminie 60 dni od daty wydania dokumentu podróży.

Karta CUKR – nowa ścieżka pobytowa od 4 maja 2026 roku

Posiadacze statusu UKR mogą ubiegać się w trybie uproszczonym o kartę pobytu czasowego z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej” (tzw. karta CUKR). 

Aby ją otrzymać, cudzoziemiec musi spełnić określone warunki: w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR ma aktualny PESEL UKR; w dniu 4 czerwca 2025 r. miał aktualny PESEL UKR; w dniu wydania przez wojewodę karty pobytu CUKR będzie  miał aktualny numer PESEL UKR; posiadał status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni.

Karta pobytu CUKR wydawana jest na 3 lata. Wniosek składa się wyłącznie przez system MOS. Posiadacz karty pobytu CUKR ma pełny dostęp do rynku pracy (nie potrzebuje dodatkowego zezwolenia na pracę) i może prowadzić w Polsce działalność gospodarczą na takich samych zasadach, jak obywatele Polski.

MOS 2026 – elektronizacja wniosków pobytowych

Od 27 kwietnia 2026 roku legalizacja pobytu cudzoziemca wymaga złożenia wniosku tylko i wyłącznie drogą elektroniczną przez system MOS – Moduł Obsługi Spraw. Wnioski złożone w inny sposób urząd pozostawi bez rozpoznania. System MOS służy do legalizacji pobytu, nie pracy — pracodawca nie składa w nim wniosków samodzielnie, nie ma też potrzeby tworzenia w systemie konta dla pracodawcy. 

Jak pracodawca podpisuje załącznik nr 1 przez MOS?

Cudzoziemiec w trakcie wypełniania wniosku wskazuje adres mailowy swojego pracodawcy. Pracodawca na swoją skrzynkę elektroniczną otrzymuje specjalny link, następnie wypełnia formularz i  podpisuje go swoim profilem zaufanym. Pracodawca ma 30 dni  na podpisanie załącznika – tyle czasu ważny jest link. Co ważne, cudzoziemiec wniosku nie złoży dopóki pracodawca nie podpisze załącznika nr 1, więc opóźnienie po stronie firmy blokuje całą procedurę pobytową pracownika.

Opłaty i kary – ile kosztuje legalizacja pracy cudzoziemca w 2026 roku?

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w 2026 roku wiąże się z opłatami administracyjnymi od 100 zł (zezwolenie sezonowe) do 800 zł (zezwolenie dla pracownika delegowanego).

Tabela opłat administracyjnych

Kary za nielegalne zatrudnienie, 3 000 do 50 000 zł za przypadek

Nielegalne zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy. Podstawowa kara grzywny wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł i jest naliczana odrębnie za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. Dotyczy to również przypadku, gdy firma kieruje cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu i na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Surowsze sankcje, od 6 000 zł do 50 000 zł za osobę, grożą między innymi za żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za uzyskanie zezwolenia na pracę. To wyłącznie pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie całej procedury legalizacyjnej i związane z nią koszty. Podobnie wysokie sankcje grożą firmie, która powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Odpowiedzialność karna nie omija też samego cudzoziemca: za nielegalne wykonywanie pracy grozi mu grzywna nie niższa niż 1 000 zł.

Ze względu na wysokość i mnogość możliwych sankcji, dokładne sprawdzenie statusu prawnego cudzoziemca przed zatrudnieniem to nie formalność, lecz realne zabezpieczenie finansowe firmy. Każda próba obejścia przepisów niesie więc ryzyko wielokrotnie przewyższające koszt przeprowadzenia legalnej procedury.

Najczęstsze błędy pracodawców przy legalizacji zatrudnienia

Najczęstsze błędy pracodawców w sprawie legalizacji zatrudnienia to głównie: 

• utożsamianie legalnego pobytu z legalną pracą, 
• uchybienia formalne, takie jak niedopełnienie obowiązków informacyjnych wobec urzędów
• przeoczenie terminu ważności dokumentów 
• nieprzestrzeganie zakazu outsourcingu cudzoziemców. 

Aktualne przepisy w sprawie legalizacji cudzoziemców są na tyle rygorystyczne i zmienne, że ręczne pilnowanie dat oraz zgłoszeń za pomocą Excela prowadzi do błędów, odrzuconych wniosków i wysokich kar. Z tego właśnie powodu pełna cyfryzacja jest koniecznością.

Kiedy outsourcing legalizacji cudzoziemców się opłaca?

Szacuje się, że outsourcing legalizacji cudzoziemców opłaca się w sytuacji, gdy w firmie zatrudnionych jest ponad 20 pracowników zagranicznych, lub gdy w przedsiębiorstwie odnotowuje się ich rotację wyższą niż 30%.

Jeśli pracodawca zdecyduje się delegować zadania związane z legalizacją firmie zewnętrznej, nie będzie musiał zatrudniać u siebie w firmie drogich ekspertów od prawa migracyjnego.

Im więcej obcokrajowców zatrudnia pracodawca, tym bardziej obciąża on dział kadr, co może prowadzić do wielu komplikacji. Firmy zewnętrzne zazwyczaj korzystają z profesjonalnych i zautomatyzowanych programów (np. MOC), które większość pracy wykonują za człowieka. Jednocześnie programy pilnują terminów i przypominają o ważnych datach.

Przekazanie procesów legalizacyjnych do firmy zewnętrznej to przede wszystkim unikanie kar za łamanie przepisów, co w ostateczności prowadzi do dużej oszczędności  pieniędzy.

FAQ – najczęstsze pytania o legalizację zatrudnienia cudzoziemców 2026

W 2026 roku legalizacja zatrudnienia cudzoziemców wciąż budzi wiele wątpliwości. Poniżej zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Czy obywatel Ukrainy może pracować w Polsce bez zezwolenia w 2026 roku? 

Tak, może. Obywatele z Ukrainy, korzystający z ochrony czasowej oraz przebywający legalnie w Polsce, wciąż są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia lub oświadczenia. Jedynym warunkiem legalnego zatrudnienia jest to, aby pracodawca wysłał elektroniczne powiadomienie do PUP w ciągu 7 dni od pierwszego dnia pracy. 

Ile kosztuje zezwolenie na pracę cudzoziemca w 2026 roku? 

Opłaty urzędowe w sprawach legalizacji zatrudnienia cudzoziemca w 2026 roku zaczynają się od 100 zł (zezwolenia sezonowe) do 800 zł (zezwolenia dla pracowników delegowanych).

Jak złożyć wniosek o zezwolenie na pracę przez praca.gov.pl? 

Wniosek musi zostać złożony drogą elektroniczną przez portal praca.gov.pl i podpisany przez pracodawcę Profilem Zaufanym. 

Jak działa fast track dla wniosków o zezwolenie na pracę? Fast track przyspiesza rozpatrywanie wniosków wybranych kategorii: przedsiębiorców z wykazu podmiotów o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej, wniosków o kolejne zezwolenie dla tego samego pracownika na niepogorszonych warunkach oraz wniosków dotyczących zawodów deficytowych (obecnie taki oficjalny wykaz zawodów jeszcze nie istnieje). 

Co grozi pracodawcy za zatrudnienie cudzoziemca bez zezwolenia? 

Nieuczciwy pracodawca ryzykuje gigantycznymi karami finansowymi od 3 000 zł do 50 000 zł. Za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika opłaty naliczane są osobno. 

Czy Gruzin może pracować w Polsce na oświadczeniu w 2026 roku? 

Z dniem 1 grudnia 2025 roku z grupy uprawnionych krajów do pracy na oświadczeniu została zlikwidowana Gruzja. Aby Gruzin mógł legalnie pracować w Polsce, pracodawca ma obowiązek uzyskać dla niego tradycyjne zezwolenie na pracę.

Co to jest karta CUKR i kto może ją otrzymać? 

Procedura uzyskania karty CUKR została uruchomiona 4 maja 2026 r. To nowa możliwość zalegalizowania pobytu w Polsce przez obywateli Ukrainy. Umożliwia ona przejście z tymczasowych mechanizmów ochrony czasowej na pobyt długoterminowy w Polsce.

Czym różni się oświadczenie o powierzeniu pracy od zezwolenia na pracę?

Oświadczenie to szybsza ścieżka zalegalizowania pracy. Procedura nie powinna trwać dłużej niż 7 dni. Powiatowy Urząd Pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji na okres max. 24 miesięcy. Koszt takiego wniosku wynosi 400 zł. Taką procedurą objęci mogą być jednak tylko obywatele 4 krajów: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Zezwolenie to z kolei dłuższa procedura odbywająca się u wojewody i wydaje je się na okres do 3 lat. Skorzystać z niej mogą pozostali obcokrajowcy. Opłata za wniosek waha się w przedziale od 200 zł do 800 zł, w zależności od rodzaju zezwolenia.

Ile dni ma pracodawca na powiadomienie urzędu po zatrudnieniu cudzoziemca? 

Pracodawca ma dokładnie 7 dni po zatrudnieniu cudzoziemca (lub zmianie warunków jego zatrudnienia) żeby zgłosić to drogą elektroniczną do urzędu pracy. W przeciwnym wypadku firmie grozi kara od 3 000 zł do 50 000 zł.

Kiedy urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę w 2026 roku?

Pracodawca może spodziewać się odrzucenia jego wniosku w momencie, gdy m.in. przez ostatnie 2 lata swojej działalności został ukarany za wykroczenia wymienione w ustawie. W praktyce najczęściej odmawia się wydania zezwolenia w przypadku długu w ZUS lub Urzędzie Skarbowym. 

Co to jest MOS i jak korzysta z niego pracodawca? 

System MOS to system elektroniczny, prowadzony przez UDSC, za pośrednictwem którego cudzoziemcy mogą składać wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt.  Pracodawca nie korzysta z systemu MOS, jego udział w procedurze udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy i pracę sprowadza się do podpisania załącznika nr 1 poprzez link generowany przez system MOS.