Ważne zmiany prawne – wygaszenie specustawy ukraińskiej

Jeśli w Twojej firmie pracują obywatele Ukrainy, to najwyższy czas na działanie. Poniżej jako eksperci Legal HR, rozkładamy na czynniki pierwsze najważniejsze wytyczne, które wpłyną na Twoją codzienną pracę.

Prawo do pracy i powiadomienia do PUP (Złap oddech, ale uważaj na kary!)

Zacznijmy od dobrej wiadomości. Uproszczona forma zatrudnienia, czyli bezpłatne powiadomienie do Powiatowego Urzędu Pracy (PUP), zostaje z nami na dłużej. Taka forma legalizacji zatrudnienia pozostaje dostępna zarówno dla beneficjentów ochrony czasowej, jak i dla wszystkich obywateli Ukrainy legalnie przebywających na terytorium RP, aż do 4 marca 2029 r.

Jednak ustawa skrywa w sobie haczyk, który często umyka w gąszczu codziennych obowiązków HR. Jako pracodawca masz bezwzględny obowiązek złożyć ponowne powiadomienie do PUP w ciągu 7 dni za każdym razem, gdy u pracownika z Ukrainy zmieni się:

• rodzaj umowy (np. z okresu próbnego na czas określony),
• stanowisko pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia.

Niedopełnienie tego obowiązku nie jest już traktowane z przymrużeniem oka – w razie kontroli PIP grozi za to kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 3 000 zł. 

Potwierdzenie tożsamości (Audyt teczek do 31 sierpnia 2026 r.)

To krytyczny moment dla ciągłości procesów produkcyjnych i usługowych w Twojej firmie. Pracownicy, którym nadano numer PESEL ze statusem UKR wyłącznie na podstawie tzw. „oświadczenia” (czyli nie okazali w urzędzie ważnego dokumentu podróży), muszą bezwzględnie potwierdzić swoją tożsamość w dowolnym urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r.

Brak działania ze strony pracownika niesie za sobą drastyczne konsekwencje. Osoby, które nie zaktualizują danych na podstawie ważnego paszportu, już 1 września 2026 r. utracą status UKR (zostanie on z urzędu zmieniony na NUE). Tym samym z dnia na dzień stracą one prawo do ochrony czasowej, a co za tym idzie – często również prawo do legalnego pobytu i pracy.

Co musisz zrobić? Zaplanuj dokładny audyt akt pracowników w tym zakresie, aby uniknąć nagłej utraty załogi.

Legalny pobyt i przedłużone dokumenty po wygaszeniu przepisów specustawy (Czas do 4 marca 2027 r.)

Obywatele Ukrainy przebywający w Polsce na podstawie dokumentów przedłużonych wcześniej ustaleniami specustawy ukraińskiej (w tym m.in. wizy krajowe, dotychczasowe zezwolenia na pobyt czasowy, ruch bezwizowy oraz karty pobytu), zyskują czas na uregulowanie swoich spraw. Ich legalny pobyt zostaje przedłużony z mocy prawa do 4 marca 2027 r.

Do tego czasu wszyscy ci pracownicy muszą złożyć stosowne wnioski o pobyt czasowy. Będziemy się sukcesywnie kontaktować z Państwa pracownikami w tej sprawie, aby zagwarantować ciągłość ich dokumentów.

PLAN DZIAŁANIA – KALENDARZ KLUCZOWYCH TERMINÓW HR

Oto ściągawka dla Twojego działu kadr:

• Do 31 sierpnia 2026 r. – Audyt pracowników, którzy do tej pory nie potwierdzili tożsamości na podstawie ważnego dokumentu podróży (weryfikacja statusu PESEL UKR).
• Do 4 marca 2027 r. – Złożenie wniosków o pobyt czasowy przez pracowników przebywających w RP na podstawie przedłużonych dokumentów (wizy, karty).
• Do 4 marca 2027 r. – Wnioskowanie o specjalną kartę CUKR przez beneficjentów ochrony czasowej (przewidywany start systemu i przyjmowania wniosków: kwiecień 2026 r.) lub inne odpowiednie zezwolenie pobytowe.

Zyskaj bezpieczeństwo i oddaj problem w ręce ekspertów!

Wygaszanie specustawy i pełna elektronizacja postępowań uderzają w polskie działy HR nowymi, rygorystycznymi obowiązkami. Rozumiemy, że dla jednej czy dwóch osób w dziale kadr ciągłe śledzenie ustaw, terminów ważności stempli i uciekających dni na powiadomienia, to ogromny stres i przeciążenie pracą.

Pobierz nasz darmowy e-book i dowiedz się więcej.