Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 5 marca 2026: nowe zasady 

5 marca 2026 roku weszła w życie ustawa z dnia 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Kluczowe przepisy specustawy przeniesiono do ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polski. 

W związku z decyzją wykonawczą Rady (UE) 2026/1912 z dnia 30 lipca 2026 r. okres trwania ochrony czasowej dla wysiedleńców z terytorium Ukrainy został przedłużony na okres 1 roku, tj. z 4 marca 2027 roku do 4 marca 2028 roku. Tym samym, osoby ze statusem UKR mogą w dalszym ciągu przebywać w Polsce legalnie i pracować na podstawie powiadomienia do 4 marca 2028 roku. Pozostali legalnie przebywający obywatele Ukrainy mogą pracować na podstawie powiadomienia do 4 marca 2029 roku (3-letni okres przejściowy).

Artykuł “Zatrudnianie Ukraińców po 5 marca 2026: nowe zasady” to poradnik i forma pomocy dla działów HR, kadr oraz osób zajmujących się legalizacją.

Co zmieniło się 5 marca 2026 r.? Najważniejsze daty i skutki dla pracodawcy

Wejście w życie ustawy nie oznacza, że wszyscy obywatele Ukrainy tracą prawo do pracy z dnia na dzień. Od 5 marca 2026 r. dotychczasowa „specustawa” z 2022 r. została w dużej części uchylona. Ochrona czasowa nie znika – ale zmieniła się jej podstawa prawna i zasady. 

Wprowadzono okres przejściowy na dostosowanie się do nowych zasad i trwa on do 04.03.2029r.

Jeżeli przed 5 marca 2026r. pracodawca prawidłowo zgłosił pracownika do urzędu (tzn. zostało wysłane powiadomienie o powierzeniu pracy) – to w takim przypadku dokumenty są wciąż ważne i nie ma potrzeby ponownego zgłaszania pracownika.

Daty kluczowe:

Cztery kategorie pracowników z Ukrainy

Wraz z nowymi przepisami powstały cztery kategorie prawne pracowników z Ukrainy. Wymaga to od pracodawcy ustalenia, do której kategorii należeć będzie każdy zatrudniony, ponieważ od tego zależy termin do kiedy pozostaje legalna podstawa zatrudnienia cudzoziemca. Prawidłowe zidentyfikowanie każdej grupy gwarantuje odpowiednie zaplanowanie działań przez działy kadr.

Kategoria 1 – beneficjenci ochrony czasowej (status UKR)

Kategoria 1 to beneficjent ochrony czasowej i posiada on prawo do pracy do 4 marca 2028r. na podstawie unijnej decyzji Rady UE 2022/382. Zatrudniając pracownika z kategorii 1 pracodawca ma obowiązek weryfikacji statusu UKR. Taka osoba posiada ochronę czasową tylko i wyłącznie pod warunkiem braku wyjazdu z terytorium Polski na okres dłuższy niż 30 dni. 

Kategoria 2 – legalny pobyt bez statusu UKR

Kategoria 2 dotyczy pracowników z Ukrainy, którzy posiadają legalny pobyt oraz prawo do pracy podlegające pod 3-letni okres przejściowy trwający do 4 marca 2029r. W tym przypadku pracodawca bardzo dokładnie musi sprawdzić dokument pobytowy cudzoziemca oraz musi ustalić ostateczny termin daty jego ważności.

Kategoria 3 – nowo przybyli po 5 marca 2026 r.

Kategoria 3 to pracownicy, którzy przybyli do polski po 5 marca 2026r. Tacy cudzoziemcy muszą złozyć wniosek o nadanie numer PESEL UKR w ciągu maksymalnie 30 dni licząc od momentu wjazdu na terytorium RP. W praktyce coraz rzadziej zdarza się, że nowoprzybyli obywatele Ukrainy taki status otrzymują. Tymczasową ochronę, przyznaje się jedynie tym osobom, które wypełniły swoje obowiązki wojskowe w Ukrainie. Przepis ten ma zastosowanie już od 31 lipca 2026 r.

Kategoria 4 – posiadacze karty pobytu CUKR

Kategoria 4  to zatrudnienie obywatela Ukrainy z tzw. kartą CUKR. Są to osoby, które posiadały status UKR i w wyniku złożenia wniosku w szczególnym trybie uzyskały zezwolenie na pobyt czasowy (na 3 lata). W tym przypadku cudzoziemiec posiada kartę pobytu  z adnotacją “Poprzednio posiadacz ochrony czasowej”. Zatrudnienie takiej osoby wymaga legalizacji pracy w postaci powiadomienia.

Powiadomienie o powierzeniu pracy – co pozostało, co się zmieniło

Powiadomienie o powierzeniu pracy wciąż obowiązuje, jego mechanizm przeniesiono do ustawy z dnia 20 marca 2025 o warunkach o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polski. Pracodawca składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Powiadomienia, które zostały poprawnie wysłane przed wejściem w życie ustawy, pozostają ważne i w dalszym ciągu legalizują pracę obywatela Ukrainy.

Kiedy trzeba złożyć nowe (ponowne) powiadomienie?

Nowe powiadomienie do urzędu należy zgłosić, kiedy pracodawca zmienia pracownikowi warunki, na jakich ten pracuje. Firma ma 7 dni na wysłanie zgłoszenia od momentu wprowadzenia zmiany. Za zignorowanie tego obowiązku grozi kara.

Ponowne powiadomienie wymagane jest w przypadku:

1) zmiany rodzaju umowy
2) zmiany stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy
3) zmniejszenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu
4) obniżenia miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia

Sankcja za brak powiadomienia: grzywna 1 000-3 000 zł

Przegapienie lub zaniechanie złożenia powiadomienia skutkuje karą finansową w wysokości od 1 000-3 000 zł. Organy kontrolujące, PIP i Straż Graniczna, traktują takie zachowanie jako wykroczenie przeciwko przepisom o legalności zatrudnienia cudzoziemców. Nie oznacza to nielegalnego zatrudnienia, natomiast generuje to straty finansowe dla przedsiębiorstwa.

PESEL UKR i status UKR – co pracodawca musi wiedzieć
i sprawdzić

Wraz z wejściem w życie nowej ustawy z dnia 23 stycznia 2026 o wygaszaniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, papierowe zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL przestało być automatycznym potwierdzeniem posiadania statusu UKR. Jedyną podstawą jest ważność Dokumentu ochrony czasowej, dostępny w aplikacji mObywatel (poprzednio: Diia.pl).

Potwierdzenie tożsamości do 31 sierpnia 2026 r.

Do 31 sierpnia 2026 roku obywatele Ukrainy, którzy uzyskali swój status UKR na podstawie tzw. oświadczenia o tożsamości mieli obowiązek stawić się osobiście w urzędzie gminy wraz z ważnym paszportem. Cudzoziemcy, którzy nie wykonali tego obowiązku tracą status UKR z dniem 1 września 2026 roku. 

Dodatkowo, jeżeli numer PESEL został nadany na podstawie Karty Polaka, innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości lub dokumentu potwierdzającego urodzenie lub nieważnego dokumentu podróży lub dokument podróży utracił ważność, obywatele Ukrainy zostali zobowiązani do potwierdzenia swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży w terminie 60 dni od daty wydania dokumentu podróży.

Dokument ochrony czasowej w aplikacji mObywatel

Weryfikacja aktualności statusu ochrony czasowej odbywa się przez dokument ochrony czasowej, dostępny w aplikacji mObywatel – to on, a nie papierowe zaświadczenie, jest miarodajnym źródłem informacji o tym, czy dana osoba nadal korzysta z ochrony czasowej. Dział HR powinien traktować weryfikację w mObywatelu jako standardowy krok każdej kontroli statusu pracownika z Ukrainy, niezależnie od tego, jak aktualnie wygląda jego dokumentacja papierowa.

Warunki wygaśnięcia ochrony czasowej – 7 przesłanek i pułapka delegowania

Ochrona czasowa nie gaśnie automatycznie po wygaszeniu specustawy ukraińskiej. Staje się tak dopiero w momencie, kiedy zaistnieje jedna z 7 przesłanek ustawowych. Najczęstszą i niezamierzoną “pułapką” przez działy kadr w tym przypadku jest delegowanie pracownika za granicę na okres dłuższy niż 30 dni. Dobrym rozwiązaniem tej sytuacji jest wdrożenie dokładnego monitoringu sytuacji danego pracownika. 

Siedem przesłanek powodujących natychmiastową utratę statusu to:

1. Wyjazd zagraniczny przekraczający limit 30 dni.
2. Otrzymanie jakiegokolwiek innego tytułu pobytowego na terenie Polski.
3. Formalne uzyskanie statusu uchodźcy lub innej ochrony międzynarodowej.
4. Objęcie ochroną czasową w innym kraju członkowskim UE.
5. Oficjalne złożenie wniosku o ochronę międzynarodową w Polsce.
6. Nabycie obywatelstwa Rzeczypospolitej Polskiej lub innego państwa Unii Europejskiej.
7. Dobrowolna rezygnacja z korzystania z ochrony w RP.

Delegowanie pracownika za granicę powyżej 30 dni

Delegowanie pracownika za granicę na okres dłuższy niż 30 dni wiąże się z ryzykiem utraty przez cudzoziemca statusu UKR. Ustawodawca w pełni pominął nawet wyjazdy służbowe, co oznacza totalny brak jakiejkolwiek taryfy ulgowej dla cudzoziemców realizujących zagraniczne kontrakty. Ułatwieniem w tej sytuacji jest wprowadzenie w firmie przez dział HR procedur prewencyjnych przed zatwierdzeniem podróży służbowych pracowników zza granicy. 

Obowiązki pracodawcy po 5 marca 2026 r. – weryfikacja statusów i audyt HR

Obowiązek pracodawcy po wygaszeniu specustawy ukraińskiej to dokładna weryfikacja statusu pobytowego każdego pracownika z Ukrainy. Nieświadome zatrudnianie osoby, która utraciła ochronę lub legalny pobyt odpowiada nielegalnemu powierzaniu pracy.
A to z kolei wiąże się z karami finansowymi egzekwowanymi przez PIP i Straż Graniczną. Bezpieczeństwo biznesu można znacząco podnieść decydując się na przeprowadzenie profesjonalnego audytu legalności zatrudnienia realizowanego przez ekspertów. 

Procedura weryfikacji dokumentów pracownika krok po kroku

Procedura weryfikacji dokumentów pracownika krok po kroku wymaga przejścia przez spójny łańcuch operacyjny. Dział kadr musi przede wszystkim przypisać każdego pracownika do adekwatnej kategorii prawnej. Następnie należy zweryfikować ważność dokumentów oraz aktualny status w aplikacji mobilnej.  Ustawa o cudzoziemcach nakazuje także rygorystyczne archiwizowanie kopii dowodów legalności zatrudnienia do dwóch lat od momentu zakończenia współpracy. Całą procedurę powinno się kończyć zdefiniowaniem następnego kroku w systemie kadrowym.

Jak uregulować pobyt pracownika z Ukrainy? Procedura zezwolenia na pobyt czasowy

Aby uregulować pobyt pracownika z Ukrainy musi on przed 4 marca 2028r. (lub przed tym zanim wygaśnie mu dotychczasowy legalny pobyt) złożyć wniosek do urzędu wojewódzkiego o udzielenie mu zezwolenia na pobyt.  Jeśli pracownik zdąży złożyć wniosek w terminie (zanim skończą mu się obecne uprawnienia), zyskuje on pełną ochronę. Nawet jeśli procedura w urzędzie będzie trwała kilka miesięcy to moment złożenia dokumentów jest tutaj kluczowy i gwarantuje cudzoziemcowi pełną legalność pracy i pobytu. 

Tryb procedury zależy od statusu obywatela Ukrainy (do której z kategorii prawnych należy). 

W przypadku osób, które posiadają status UKR i spełniają warunki uzyskania karty pobytu tzw. CUKR, wystarczy złożenie wniosku przez system MOS – Moduł Obsługi Spraw, fotografia i opłata skarbowa za wniosek i kartę. Ze strony pracodawcy nie są wymagane żadne dokumenty. 

Aby otrzymać kartę pobytu w tym specjalnym trybie, cudzoziemiec musi spełnić określone warunki: w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR ma aktualny PESEL UKR; w dniu 4 czerwca 2025 r. miał aktualny PESEL UKR; w dniu wydania przez wojewodę karty pobytu CUKR będzie  miał aktualny numer PESEL UKR; posiadał status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni.

Karta pobytu CUKR wydawana jest na 3 lata. Wniosek składa się wyłącznie przez system MOS. Posiadacz karty pobytu CUKR ma pełny dostęp do rynku pracy (nie potrzebuje dodatkowego zezwolenia na pracę) i może prowadzić w Polsce działalność gospodarczą na takich samych zasadach, jak obywatele Polski. 

Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w trybie zwykłym (dla osób, które nie posiadają statusu UKR lub nie spełniają warunków uzyskania karty pobytu CUKR) powinien zawierać przede wszystkim kopię paszportu, fotografię, dowód uiszczenia opłaty skarbowej. Wniosek cudzoziemiec składa osobiście poprzez system MOS.  Ze strony pracodawcy wymagany jest załącznik nr 1, który jest wypełniany poprzez link wysłany z systemu MOS. Procedura wymaga posiadania Profilu Zaufanego zarówno przez cudzoziemca, jak i pracodawcę.

Praktyczny kalendarz działań HR do 4 marca 2029 r.

Wygaszenie specustawy ukraińskiej może paraliżować dział kadr. Aby tego uniknąć pracodawca powinien odpowiednio wcześnie zacząć działać. Można to zaplanować w trzech ważnych datach. Na początku należy wykonać audyt statusu pracowników z Ukrainy. Następnie przypilnować aby cudzoziemcy potwierdzili PESEL UKR oraz złożyli dokumenty o wydanie karty pobytu. Końcowym krokiem jest ostateczne zakończenie okresu przejściowego. Aby dopełnić tych terminów, HR ma do wykonania 6 głównych zadań – takich jak zaktualizowanie wspomnianych teczek, dopilnowanie terminów 7 dni na nowe zgłoszenia do urzędu czy ścisłe kontrolowanie wyjazdów urlopowych powyżej 30 dni. 

Kluczem do zachowania bezpieczeństwa jest implementacja sześciu fundamentalnych etapów strategii:

1) weryfikacja dotychczasowych statusów zatrudnionych obywateli Ukrainy,
2) aktualizacja i audyt posiadanych akt osobowych,
3) pełne ustandaryzowanie procedury składania powiadomień na portalu praca.gov.pl, 4) rygorystyczna polityka wyjazdów zapobiegająca omyłkowym nieobecnościom przekraczającym 30 dni,
5) skuteczna komunikacja wewnętrzna z personelem,
6) profesjonalny audyt legalności zatrudnienia przeprowadzony przez zewnętrznych specjalistów.

FAQ, najczęstsze pytania pracodawców

Wygaszenie specustawy ukraińskiej rodzi u pracodawców wiele pytań operacyjnych. Odpowiedzi dotyczą najczęstszych wątpliwości działów HR o legalność zatrudnienia pracowników z Ukrainy po 5.03.2026 r.

Kiedy wygasa specustawa ukraińska?

Specustawa ukraińska z 2022 r. została w dużej części uchylona z dniem 5 marca 2026 r. na podstawie ustawy z 23 stycznia 2026 r. Najważniejsze przepisy dotyczące ochrony czasowej trafiły do ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP.

Co z zatrudnionymi Ukraińcami po 4 marca 2026 r.?

Pracownicy z Ukrainy, którzy posiadają legalny tytuł pobytowy, są objęci okresem przejściowym i mogą kontynuować obecną pracę aż do 4 marca 2029 roku. Wygaszenie specustawy ukraińskiej umożliwia obecnym beneficjentom ochrony czasowej kontynuację pracy bez wyrabiania tradycyjnego zezwolenia na pracę do dnia 4.03.2028 r.

Czy pracownicy z Ukrainy muszą teraz wyrabiać zezwolenie na pracę?

Nie od razu. Beneficjenci ochrony czasowej i osoby z legalnym pobytem objęte okresem przejściowym wciąż mogą pracować na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, składanego przez praca.gov.pl – dopiero utrata ochrony czasowej lub upływ okresu przejściowego wymaga przejścia na tradycyjne zezwolenie na pracę lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Jakie są obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu Ukraińców po 5 marca 2026 r.?

Pracodawca zatrudniający cudzoziemców ma obowiązek zweryfikować statusy pracowników, prawidłowo przechowywać kopie ich paszportów oraz dokumentów potwierdzających legalność pobytu w Polsce przez dwa lata od zakończenia współpracy oraz terminowo przekazywać odpowiednie zawiadomienia do urzędu, nie przekraczając terminu 7 dni.

Co to jest status UKR i czy nadal obowiązuje?

Status UKR to oznaczenie beneficjenta ochrony czasowej na podstawie decyzji Rady UE 2022/382. Nadal obowiązuje, ale po wygaszeniu specustawy ukraińskiej prawo do pracy na jego podstawie jest ograniczone czasowo do 4 marca 2028 r., a jego aktualność trzeba weryfikować przez dokument ochrony czasowej w aplikacji mObywatel, nie przez samo zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL UKR.

Do kiedy można zatrudniać Ukraińców na dotychczasowych zasadach?

Beneficjenci ochrony czasowej mogą pracować na dotychczasowych zasadach (powiadomienie o powierzeniu pracy) do 4 marca 2028 r., a osoby z legalnym pobytem objęte 3-letnim okresem przejściowym do 4 marca 2029 r.

Co grozi pracodawcy za brak powiadomienia o powierzeniu pracy?

Organy kontrolujące, PIP i Straż Graniczna, traktują bardzo surowo lekceważenie przez pracodawcę obowiązku dotrzymywania terminów powiadamiania. Urząd uważa takie zaniechanie za wykroczenie i podczas kontroli wystawia mandat karny w wysokości od 1 000 do 3 000 zł.

Czy delegowanie pracownika z Ukrainy do Niemiec powoduje utratę ochrony?

Samo delegowanie pracownika z Ukrainy do Niemiec nie powoduje utraty ochrony cudzoziemca. Delegowanie takiego pracownika za granicę na okres dłuższy niż 30 dni wiąże się jednak z ryzykiem utraty statusu UKR – a wyjazd służbowy przekraczający ten próg zawsze skutkuje ostateczną utratą statusu beneficjenta ochrony czasowej, co jest częstym powodem niezamierzonego złamania prawa przez polskie firmy budowlane lub transportowe.

Co się dzieje z legalnością pobytu przez czas trwania procedury w urzędzie?

Złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy przed upływem legalnego pobytu pozwala cudzoziemcowi zachować legalność pobytu i pracy przez cały czas trwania procedury urzędowej, nawet jeśli sama procedura trwa kilka miesięcy. Warunkiem jest jednak, żeby wniosek nie zawierał braków formalnych – a jeśli takie braki wystąpią, trzeba je uzupełnić w wyznaczonym przez urząd terminie, inaczej ochrona ta nie zadziała.

Czym jest karta CUKR i kiedy będzie dostępna?

Karta CUKR to karta pobytu czasowego z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej”, wydawana na 3 lata osobom, które posiadały status UKR i uzyskały zezwolenie na pobyt czasowy w szczególnym, uproszczonym trybie przez system MOS.

Jak długo trwa procedura uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę?

Procedura w urzędzie wojewódzkim może trwać kilka-kilkanaście miesięcy, w zależności od urzędu. W oczekiwaniu na decyzje pobyt cudzoziemca jest legalny, pod warunkiem, że wniosek został złożony w terminie i nie zawierał braków formalnych.