Dramatyczny brak rąk do pracy na polskim rynku – od pracowników produkcji po wykwalifikowanych specjalistów – to codzienność wielu firm z sektora B2B. Każdy dzień przestoju to twarda strata finansowa dla Twojej organizacji. Jednym z najskuteczniejszych rozwiązań jest sięgnięcie po kadrę z Europy Wschodniej, co można zrealizować za pomocą tzw. uproszczonej procedury oświadczeniowej.
W tym artykule krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces legalnego zatrudnienia cudzoziemca. Pokażemy nie tylko wymagania urzędowe, ale również podpowiemy, jak zautomatyzować ten proces w dziale HR, by uniknąć chaosu w dokumentach i kar od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Kogo obejmuje uproszczona procedura oświadczeniowa?
Procedura ta pozwala na legalne zatrudnienie cudzoziemca bez konieczności wyrabiania standardowego, długotrwałego zezwolenia na pracę. Obecnie oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy można złożyć dla obywateli czterech państw: Ukrainy, Armenii, Białorusi oraz Mołdawii.
Ważna zmiana prawna: Do 30 listopada 2025 r. z tej ścieżki mogli korzystać również obywatele Gruzji. Z dniem 1 grudnia 2025 r. Gruzja została jednak wykluczona z listy państw objętych uproszczoną procedurą. Obywatele tego kraju, dla których oświadczenie zarejestrowano przed tą datą, mogą kontynuować pracę do końca ważności dokumentu.
UWAGA!
Obywatele Ukrainy, którzy wjechali do Polski po 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi i korzystają z ochrony czasowej, legalizowani są na innych zasadach – wyłącznie poprzez powiadomienie z urzędu pracy składane w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (nie przez oświadczenie).
Główne warunki, które musisz spełnić jako pracodawca
Aby Powiatowy Urząd Pracy (PUP) wpisał oświadczenie do ewidencji, Twoja firma musi spełnić łącznie kilka warunków:
- Czas trwania – okres pracy wskazany w oświadczeniu nie może przekroczyć 24 miesięcy.
- Termin rozpoczęcia – praca musi rozpocząć się nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia dokumentu.
- Wynagrodzenie – pensja cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia innych pracowników na porównywalnym stanowisku i wykonujących podobną pracę. Musi również spełniać kryteria aktualnego minimalnego wynagrodzenia.
- Rodzaj pracy – praca nie może mieć charakteru sezonowego (np. wybrane prace w rolnictwie, zakwaterowaniu czy gastronomii, na które wymagane jest osobne zezwolenie na pracę sezonową). Nie może to być również pełnienie funkcji w zarządach czy bycie prokurentem polskiej firmy.
Procedura krok po kroku: Od wniosku do legalnej pracy
Oświadczenie wraz z załącznikami składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl do właściwego urzędu pracy (ze względu na siedzibę Twojej firmy). Opłata urzędowa za wpis wynosi 400 zł.
Czas oczekiwania: Urząd ma 7 dni roboczych na wpisanie oświadczenia do ewidencji (jeśli sprawa jest jasna) lub do 30 dni (w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego). Pamiętaj, że cudzoziemiec nie może legalnie rozpocząć pracy przed uzyskaniem wpisu do ewidencji. Urząd pracy może też wyznaczyć późniejszy dzień rozpoczęcia pracy niż ten, który wpisałeś we wniosku.
Jak to wygląda w praktyce firm B2B?
Działy HR często toną w dokumentach, pilnując terminów w arkuszach Excel. W Legal HR wiemy, że Excel „wybucha” pod wpływem skali. Dlatego oferujemy Moduł Obsługi Cudzoziemców, który integruje się bezpośrednio z systemem urzędowym (praca.gov.pl). Digitalizuje on chaos, automatycznie pobiera powiadomienia i przyspiesza składanie wniosków nawet o 84%, eliminując ryzyko kosztownych błędów ludzkich.
Obowiązki pracodawcy po rejestracji oświadczenia – na to zwróci uwagę PIP!
Samo wpisanie oświadczenia do ewidencji to dopiero połowa sukcesu. Jako pracodawca ponosisz pełną odpowiedzialność za dopełnienie formalności. W razie błędów kary od PIP lub Straży Granicznej mogą wynieść nawet 50 000 zł, a dla firm produkcyjnych najgorszą wizją jest zakaz zatrudniania cudzoziemców na 2 lata.
Po stronie Twojej firmy leży:
- Weryfikacja legalnego pobyt
Musisz skopiować i zachować dokument uprawniający cudzoziemca do pobytu w Polsce (np. wizę, kartę pobytu). Absolutnie nie wolno zabierać oryginałów! - Przekazanie oświadczenia pracownikowi
Dokument jest mu niezbędny np. do uzyskania wizy pracowniczej w konsulacie. - Umowa i tłumaczenie
Zanim pracownik podpisze umowę (zgodną z warunkami w oświadczeniu!), musisz przedstawić mu jej pisemne tłumaczenie na język, który w pełni rozumie. Kopię umowy przekazujesz do starosty. - Zgłoszenie do PUP
Masz 7 dni na poinformowanie urzędu o faktycznym podjęciu pracy przez cudzoziemca. Jeśli nie podjął pracy – masz na to 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. - Zgłoszenie do ZUS
Pracownika należy zgłosić do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. - Dostosowanie pensji
Jeśli cudzoziemiec pracuje na część etatu lub umowę cywilnoprawną, musisz pilnować proporcjonalnego podwyższania wynagrodzenia, aby zawsze było zgodne z prawem.
W Legal HR bierzemy te obowiązki na siebie!
W ramach wygodnego abonamentu płacisz za aktywne stanowisko pracy, a nie za konkretnego cudzoziemca, co jest kluczowe przy dużej rotacji. Dodatkowo obejmuje on twarde SLA i 100% gwarancji braku kar – jeśli to my popełnimy błąd w papierach, my płacimy mandat. Zanim zaczniemy współpracę, przeprowadzamy bezpłatny audyt zerowy, czyszcząc Twoje teczki pracownicze z tykających bomb inspekcyjnych.
Zmiana warunków zatrudnienia – kiedy potrzebne jest nowe oświadczenie?
Zasadą jest, że oświadczenie dotyczy konkretnego zawodu, stanowiska (lub rodzaju pracy) oraz miejsca pracy. Zawsze, gdy zmieniasz te kluczowe elementy, musisz wyrobić nowe oświadczenie.
Wyjątki od tej reguły (nie musisz składać nowego dokumentu), to m.in.:
- Zmiana siedziby, nazwy lub formy prawnej Twojej firmy.
- Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę.
- Zmiana nazwy stanowiska, ale bez zmiany zakresu obowiązków.
- Zwiększenie wymiaru czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu stawki.
- Wzrost płacy minimalnej – jeśli w trakcie ważności oświadczenia rośnie krajowa płaca minimalna i wynagrodzenie cudzoziemca staje się od niej niższe, nie wyrabiasz nowego oświadczenia. Po prostu musisz wypłacać wyższą kwotę (np. wyrównanie od 1 stycznia 2026 r.).
Z cudzoziemcem można też kontynuować współpracę bez przerw – zaraz po zakończeniu ważności jednego oświadczenia, można złożyć kolejne. Możliwe jest też płynne przejście z oświadczenia na Zezwolenie na Pracę u tego samego pracodawcy.
WAŻNE!
Musisz jednak bezwzględnie pamiętać, że sam wniosek o Zezwolenie na Pracę nie legalizuje pobytu. Aby praca była w pełni legalna podczas tej płynnej kontynuacji, cudzoziemiec przez cały czas musi posiadać ważny tytuł do pobytu w Polsce (np. odpowiednią wizę, dni w ramach ruchu bezwizowego lub stempel wojewody w paszporcie, potwierdzający złożenie wniosku o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę)
FAQ – Zatrudnianie pracownika z Europy Wschodniej
Maksymalny czas to 24 miesiące. Przekroczenie tego terminu bez wyrobienia nowego oświadczenia lub zezwolenia na pracę sprawi, że praca stanie się nielegalna.
Tak, ale tylko ci, dla których oświadczenia zostały wpisane do ewidencji przed 1 grudnia 2025 r. (mogą pracować do końca ich ważności). Od grudnia 2025 Gruzja jest wykluczona z tej ścieżki i dla nowych pracowników z tego kraju konieczne jest uzyskanie pełnego zezwolenia na pracę.
Jako pracodawca masz prawny obowiązek poinformować o tym fakcie właściwy urząd pracy w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy widniejącej w ewidencji. Niewypełnienie tego obowiązku może grozić karami dla firmy.
Większość małych agencji wycenia swoje usługi za każdy wniosek, co przy rotacji drastycznie zwiększa koszty ukryte działu HR. Legal HR oferuje abonament slotowy (płatność za „gniazdo” / udostępnione stanowisko pracy). Niezależnie od tego, jak często zmieniają się na nim pracownicy, koszty obsługi ponosisz tylko raz.
Nie. Zmiana siedziby, miejsca prowadzenia działalności czy nazwy firmy nie wymaga składania nowych oświadczeń dla pracujących już u Was cudzoziemców.
To częsta obawa Dyrektorów HR i CFO. W Legal HR przed przejęciem procesów legalizacyjnych w ramach outsourcingu realizujemy Audyt Zerowy. Analizujemy i porządkujemy teczki historyczne, aby uchronić organizację przed konsekwencjami kontroli, dając gwarancję finansową za przejęte procesy.
Źródła i podstawa prawna artykułu:
- Oficjalne wytyczne rządowe: Artykuł informacyjny Jak zatrudnić pracownika z Europy Wschodniej udostępniony na portalu gov.pl.
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621).
- Ustawa z dnia 17 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową.
Stan prawny na dzień: 10.03.2026 r.
